Una Intranet es una plataforma digital cuyo objetivo es asistir a los trabajadores en la generación de valor para la empresa, poniendo a su disposición activos como contenidos, archivos, procesos de negocio y herramientas; facilitando la colaboración y comunicación entre las personas y los equipos.
Una intranet pone juntos todos los recursos digitales necesarios bajo una única aplicación web, brindando estandarización y facilidad de uso, permitiendo a los usuarios de distintos niveles interactuar con contenidos, aplicaciones, procesos de negocio y otras personas dentro de la Organización, dependiendo de sus preferencias y reglas de negocio, es una aplicación privada únicamente para usuarios autorizados.
Una Intranet pone a disposición esta información a lo largo y ancho de la empresa, las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde la casa haciendo trabajo remoto. Todo bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde.
Se estima que un empleado promedio consume entre un 25% y 30% de su tiempo buscando información. Esto significa que las empresas pierden mensualmente un 30% del dinero correspondiente al costo de sus empleados, sumado al lucro cesante derivado de este tiempo improductivo en los que los empleados no generan valor para la empresa, razones suficientes para planificar el uso de tecnología -a través de una Intranet- para revertir o mejorar esta situación; una Intranet es tecnología para la gente.
Entre los beneficios de usar una Intranet se encuentran:
- Aumenta la eficiencia y productividad de la organización.
- Optimiza la comunicación y el flujo oportuno de información entre los empleados.
- Facilita el acceso a la información y aplicaciones.
- Favorece el trabajo en equipo.
- Reduce costos operativos, ahorrando tiempo y dinero.
- Incrementa la creatividad y la innovación.
- Estimula la reutilización del conocimiento.
- Reduce la fuga de capital intelectual.
- Construye una cultura de colaboración.
- Hace los procesos de aprendizaje más fáciles.
- Mejora los tiempos de respuesta al mercado.
- Posibilita la comunicación con un número extenso de individuos y organizaciones a bajo costo.
- Contenido de la Intranet
- Página de Inicio
- Directorio de teléfonos
- Directorio de correos
- Link a otras páginas o aplicaciones
- Gestión de perfil
- Reconocimientos a colaboradores
- Recordatorio de capacitaciones del día de hoy
- Publicaciones
- Avisos informativos
- Cumpleaños del día de hoy
- Cumpleaños del mes
- Fechas especiales
- Plataforma estratégica
- ¿Quiénes somos?
- Misión y Visión
- Valores
- Objetivos estratégicos
- Organigrama
- Políticas
- Convenios
- Opción para cargar nuevos ítems o editar los existentes
- Calidad
- Repositorio de Documentos
- Mapa de procesos: Imagen de mapa de procesos con enlace a los diferentes procesos y documentos, filtros y búsqueda.
- Opción para proteger documentos pdf contra descarga e impresión
- Opción para configurar permisos de acceso a los procesos dependiendo del perfil del colaborador
- Repositorio de Documentos
- Gestión humana
- Solicitudes
- Solicitudes por parte de los colaboradores (Carta laboral, colillas de pago, certificados, etc.)
- Notificación de solicitudes (notificación de nueva solicitud al responsable y notificación de respuesta al colaborador)
- Correo automático al responsable de gestión humana informando de una nueva solicitud
- Gestión de la solicitud
- Trazabilidad de la solicitud (Recibida, En gestión, Asignada, Respondida, Anulada, Respuesta aceptada o rechazada por el colaborador)
- Listado con filtros de todas las solicitudes
- Solicitud de permisos y vacaciones
- Solicitud detallada del permiso o de solicitud de vacaciones
- Notificación de solicitudes (notificación de nueva solicitud al jefe inmediato y notificación de respuesta al colaborador)
- Correo automático al jefe inmediato informando de una nueva solicitud
- Gestión de la solicitud con opción para escalar la solicitud de permiso a una instancia superior
- Trazabilidad de la solicitud (Recibida, Escaladas, Aprobadas, Rechazadas, Anuladas)
- Listado con filtros de todas las solicitudes
- Cuadros de Turnos
- Gestión de cuadros de turnos por parte de los líderes de área.
- Opción para adjuntar cuadros de turno en Excel, Word, PDF o enlace a publicaciones en Drive, Dropbox, etc.
- Publicación de cuadros de tunos
- Vacaciones
- Programación de vacaciones de manera individual o adjuntando archivo de Excel con información de programación
- Envío de correo al colaborador notificando vacaciones aprobadas
- Listado de vacaciones con estos filtros:
- Colaboradores que próximamente van a estar en vacaciones
- Colaboradores actualmente en vacaciones
- Colaboradores con vacaciones disfrutadas
- Colaboradores con vacaciones programadas
- Filtro por año y por colaborador
- Capacitaciones
- Programación de capacitaciones
- Envió de correo a los participantes de la capacitación
- Cargue de documentos al finalizar capacitación (Listas de asistencia, soportes, etc)
- Recordatorio de capacitaciones del día de hoy en la página de inicio de la intranet
- Aula Virtual
- Creación de cursos y cargue de contenidos
- Asignación de estudiantes y profesor del curso
- Evaluaciones
- Seguimiento de notas
- Certificado de finalización del curso
- Reconocimientos
- Reconocimientos a colaboradores para ser publicados en la intranet (Empleado del mes, empleado con el valor del mes, etc.)
- Fechas Especiales
- Programación de fechas especiales para que sean publicadas en el día que corresponde, ejemplo día del médico, día del contador, día de la madre, etc.
- Solicitudes
- Informes estadísticos
- Parametrización del indicador con periodos y metas por indicador
- Cargue de datos por parte del líder de proceso o colaborador designado
- Cuadro de mando con gráficas y filtros
- Opción para crear nuevos informes
- Sistemas
- Solicitudes de soporte por parte de los colaboradores
- Notificación de solicitudes (notificación de nueva solicitud al responsable y notificación de respuesta al colaborador)
- Correo automático al responsable de sistemas informando de una nueva solicitud
- Gestión de la solicitud
- Trazabilidad de la solicitud (Recibida, En gestión, Asignada, Respondida, Anulada, Respuesta aceptada o rechazada por el colaborador)
- Listado con filtros de todas las solicitudes
- Mantenimiento
- Solicitudes de mantenimiento por parte de los colaboradores
- Notificación de solicitudes (notificación de nueva solicitud al responsable y notificación de respuesta al colaborador)
- Correo automático al responsable de mantenimiento informando de una nueva solicitud
- Gestión de la solicitud
- Trazabilidad de la solicitud (Recibida, En gestión, Asignada, Respondida, Anulada, Respuesta aceptada o rechazada por el colaborador)
- Listado con filtros de todas las solicitudes
- Equipos Biomédicos
- Solicitudes de mantenimiento a equipos biomédicos
- Notificación de solicitudes (notificación de nueva solicitud al responsable y notificación de respuesta al colaborador)
- Correo automático al responsable de equipos biomédicos informando de una nueva solicitud
- Gestión de la solicitud
- Trazabilidad de la solicitud (Recibida, En gestión, Asignada, Respondida, Anulada, Respuesta aceptada o rechazada por el colaborador)
- Listado con filtros de todas las solicitudes
- Activos Fijos
- Gestión de activos fijos con datos relevantes como el tipo de activo, marca, modelo, serie, código, placa, fecha de compra, proveedor, estado, ubicación física, disposición, etc
- Opción para adjuntar documentos del activo como facturas, certificados, informes de mantenimiento, etc.
- Cronograma de mantenimientos programados y ejecutados
- Multimedia
- Publicación de eventos con fotos, videos y enlaces
- PQRDS internas
- Solicitudes por parte de los colaboradores (peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, denuncias)
- Asignación de solicitudes al área encargada
- Trazabilidad de la solicitud (Recibida, En gestión, Asignada, Respondida, Anulada)
- Administrador de la intranet
- Crear usuarios y grupos
- Crear perfiles y permisos
- Editar parámetros de la intranet
- Crear y editar contenido de la intranet (Publicaciones, Anuncios, Links, Teléfonos, Correos, Plataforma estratégica, etc.)